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3 façons de (bien) rater le passage au travail collaboratif dans votre PME

Notre informatique est dans le Cloud, c'est un fait. Avec cette mutation, les outils collaboratifs se sont multipliés. Autrefois réservés aux grandes entreprises, ils gagnent maintenant les PME, qui manquent parfois de lignes directrices pour les implémenter avec discernement. Avec à la clé des risques qui ne sont pas négligeables. Mais comme chez Steel Blue on aime les PME, on vous dit comment passer à travers les gouttes.

Le travail collaboratif, vous en avez entendu parler. Partager des documents en interne, faire intervenir des partenaires extérieurs sur vos fichiers, organiser des sessions de vidéoconférence à plusieurs. Bref, ajouter de la fluidité dans vos processus de travail. Et au final, gagner en efficacité et en productivité. Cela fait rêver non ? Sauf que le rêve peut vite se transformer en cauchemar, si vous ne prenez pas les bonnes décisions dès le départ. Inventaire de quelques pièges classiques, mais dans lesquels vous pouvez éviter de tomber.

1 - Utiliser des outils grand public

La première expérience que chacun a fait avec le collaboratif, c'est en général avec son matériel personnel. Vous avez accepté la proposition de votre iPhone d'activer iCloud. Ou un ami vous a envoyé un fichier par Dropbox ou WeTransfer, que vous avez trouvé génial. Et que vous avez installé à votre tour en quelques clics. Loin de moi l'idée de remettre en cause la qualité de ces outils : ils sont pratiques, simples, rapides, ergonomiques... et gratuits. Ce dernier avantage est à double tranchant. Cela facilite l'essaimage de ces produits. Mais cela conduit aussi à ce qu'on appelle le "shadow IT" dans les entreprises : l'utilisation de logiciels personnels, hors du contrôle de l'entreprise.

Pas si grave, pensez-vous ? Voyons cela de plus près, et commençons par iCloud. Il s'agit d'un produit individuel, attaché à un compte personnel. Il échappe donc aux règles de conduite de l'entreprise. Pire, un collaborateur qui part emmène vos données avec lui. Et avant même qu'il ne parte, vos données sont déjà entre les mains de services gratuits, et donc assez laxistes concernant leur protection. Un exemple : les petites lignes des conditions générales de la version grand public de DropBox mentionnent que vous abandonnez la propriété de toutes les données que vous placez dans votre stockage en ligne. Vous avez bien lu.

En plus de vos données, controlez vos appareils. Votre tablette de démonstration s'éloigne de plus de 500 mètres de votre showroom ? Vous l'effacez automatiquement.

La solution ? Passer par les versions professionnelles de ces outils, ou choisir ceux qui sont dédiés aux entreprises. Dropbox Business permet d'intégrer vos comptes Office 365 et de garder le contrôle sur l'utilisation des partages, avec une vraie fonction d'administration. Office 365 propose différents plans tarifaires et outils - comme OneDrive - qui vous permettent d'équiper même les TPE avec les solutions des multinationales, pour un coût modique. Et Amazon Web Services propose une suite d'outils intégrée à la gestion des comptes utilisateurs dans le Cloud. Tout cela sans compter le fait que vous profitez de fonctions bien plus avancées, telles que le commentaire en ligne ou le verrouillage des documents. Vous avez donc le choix.

2 - Ne pas contrôler les appareils

Première étape franchie : vous outils et vos données sont sous contrôle. Parfait, mais quid des appareils ? Si vous favorisez le déploiement d'outils de collaboration, vos collaborateurs vont finir par adorer ça. Et vouloir multiplier leur installation sur tout ce qui leur tombe sous la main. C'est bien pour l'efficacité, moins pour la sécurité. Imaginons qu'ils déploient votre logiciel de synchronisation de fichiers sur leur natel personnel, et qu'un de ces smartphones soit victime d'un virus ou d'un ransomware, vos fichiers et votre réseau sont exposés.

Pas de stress : tout comme vous contrôlez comment sont utilisés vos outils collaboratifs, vous pouvez gérer les appareils sur lesquels ils tournent. C'est le rôle des solutions de sécurité mobile en entreprise (EMS, Entreprise Mobiliy Security). Kesako ? Il s'agit de programmes qui lient les appareils à votre entreprise, et contrôlent les applications qui y sont installées, les règles de sécurité ou même la géolocalisation.

Pour réussir votre transformation, vous devez identifier des cas d'usage précis, et les adresser avec un scénario d'utilisation simple.

Un exemple ? Votre tablette de démonstration s'éloigne de plus de 500 mètres de votre showroom ? Effacez-la automatiquement. Vous voulez configurer le WiFi d'entreprise sur les natels sans avoir à communiquer et renouveler le mot de passe ? Déployez-le par les airs. Vous vous faites voler un ordinateur portable ? Vous le verrouillez à distance ou vous en effacez les données. Et évidemment, tout ceci fonctionne dans les deux sens : ce que vous installez à l'arrivée d'un collaborateur, vous le désinstallez automatiquement en cas de départ. Histoire d'être au propre.

3 - Oublier la formation et le support

Vous l'avez compris, les possibilités sont nombreuses. Ce qui rend ces outils parfois complexes. "Parfois" est même un terme un peu léger. La réussite de votre plan collaboratif viendra de l'adoption des utilisateurs. Et cette adoption n'aura pas lieu sans formation. Il s'agit d'un changement profond, et la résistance au changement peut faire capoter n'importe lequel des projets. Il faut donc l'accompagner.

Et inutile de penser connaître les outils sur le bout des doigts et dans leurs moindres recoins. C'est illusoire, et de toute façon inutile : l'effort sera démesuré, et vous devrez apprendre 90% de fonctions que vous n'utiliserez jamais. Le mot d'ordre ici sera le pragmatisme. Vous devez identifier des cas d'usage précis, et les adresser avec un scénario d'utilisation simple. Et de bout en bout.

Cette approche sera également itérative, et nécessitera des adaptations. Un nouveau scénario se présente ? Vous devrez définir comment l'adresser avec vos outils. Il est donc primordial de vous faire accompagner par un spécialiste qui connaît l'outil mieux que vous et vous fera gagner du temps pour ajouter une corde à votre arc. Idem si vous rencontrez des difficultés au quotidien. Là encore, la fluidité d'utilisation sera la clé du succès.

Que ce soit pour sélectionner vos outils ou identifier vos cas d'usage, nous sommes là pour vous aider à faire les bons choix. Prenez contact avec nous pour une première analyse. Et un déploiement en mode collaboratif, évidemment.

Steel Blue : all inclusive, all right !

Posté par Emmanuel Dardaine
Fondateur - Steel Blue
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